PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỦA CHUYÊN VIÊN, NHÂN VIÊN

PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

1. Hồ Lan Anh:

-  Tổng hợp và soạn thảo Quyết định về chế độ Phụ cấp ưu đãi; Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật; Chế độ phụ cấp độc hại

-  Nhập dữ liệu thông tin CBVC vào file excel để kết nối báo Bảo hiểm XH

-  Hướng dẫn người lao động lập Hợp đồng làm việc/lao động mới và soạn thảo Thông báo Hợp đồng làm việc/lao động

-  Hướng dẫn kê khai Lý lịch Viên chức đối với lao động mới

-  Hỗ trợ lưu trữ các văn bản liên quan đến công tác nhân sự (QĐ lương, PCTN, HĐLV,...)

-  Soạn thảo Giấy nghỉ phép cho CBVC và lưu trữ hồ sơ liên quan

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

2. Trần Thị Dung:

-  Quản lý, phục vụ: Hội trường F, phòng Hội thảo khu E; Nhà khách của Trường

-  Quản lý, mở cửa các phòng học Sau đại học theo lịch học của Phòng Đào tạo

-  Phục vụ trà, nước.. các buổi hội thảo, họp

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

 3. Nguyễn Thanh Hà:

-  Theo dõi, nhập dữ liệu vào phần mềm Quản lý nhân sự

-  Thu nhận Lý lịch viên chức để nhập thông tin vào phần mềm trước khi chuyển bộ phận lưu trữ hồ sơ CBVC

-  Trực tiếp nhận và kiểm tra Hồ sơ đề nghị xét công nhận hết thời gian tập sự; Bổ nhiệm Giáo sư, Phó Giáo sư

-  Theo dõi quá trình lương của CBVC, chuẩn bị hồ sơ lương cho Hội đồng

-  Soạn thảo các văn bản liên quan đến việc: xác định mức phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo; Tuyển dụng; Bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp; Nâng bậc lương,...

-  Theo dõi, xử lý các thủ tục nghỉ chế độ hưu trí; Kéo dài thời gian công tác; Kỷ luật

-  Theo dõi công tác đào tạo, bồi dưỡng (đi nước ngoài quá hạn cho phép,...)

-  Báo cáo định kỳ, đột xuất số liệu, thông tin nhân sự khi có yêu cầu

-  Giao, nhận hồ sơ Bảo hiểm xã hội

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

4. Trương Thị Mỹ Hiền:

-  Quản lý, phục vụ: phòng họp khu A, phòng khách khu A, Hội trường A theo lịch

-  Hỗ trợ vào số công văn đi, đến

-  Quản lý, phân phát văn phòng phẩm

-  Lưu, cập nhật nội dung lịch tuần lên trang web của Phòng, lưu nội dung họp giao ban tháng của Trường

-  In, dán lịch tuần lên bảng thông báo mỗi sáng thứ Hai và các lịch bổ sung.

-  Phục vụ trà, nước.. các buổi hội thảo, họp

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

5. Trần Thị Nam:

-  Công tác văn thư, lưu trữ: đóng dấu, vào số các loại giấy tờ: công văn đi - đến, quyết định, tờ trình. …

-  Giao, nhận công văn, giấy mời từ ĐHĐN và các cơ quan ngoài

-  Trực và trả lời các cuộc điện thoại của Nhà trường

-  Lưu trữ hồ sơ bằng văn bản giấy, điện tử theo tiêu chuẩn ISO

-  Phân chia báo chí, tập san, thư từ đến các đơn vị

-  Scan công văn, gửi đến các đơn vị qua hộp thư điện tử và phần mềm quản lý công văn nội bộ

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

6. Nguyễn Thiện Phúc:

-  Quản lý, tổ chức đưa đón khách theo kế hoạch chung của nhà trường

-  Bảo dưỡng xe ô tô của nhà trường

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công: xe chở sinh viên đi thực tập; hỗ trợ các công tác phục vụ đột xuất...

7. Trần Thị Thủy:

-  Phục vụ các Phòng của Ban Giám hiệu (từ 7g đến 9g)

-  Trình Ban Giám hiệu ký các loại văn bản

-  Trực tiếp xử lý các công việc:

-  Lưu trữ, cập nhật hồ sơ cán bộ viên chức, Sổ BHXH

-  Quản lý hồ sơ viên chức, các hợp đồng công nhật

-  Soạn thông báo nghỉ thai sản cho nữ CBVC

-  Thu nhận báo cáo đi – về và thống kê danh sách CBVC đi học, đi công tác/nghỉ phép tại nước ngoài hàng tháng

-  Thống kê danh sách đi học, hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng trong nước hàng tháng

-  Sao lục hồ sơ, bảo hiểm khi có yêu cầu; Đối chiếu lý lịch CBVC kê khai với hồ sơ lưu trước khi trình ký

-  Giao, nhận hồ sơ Bảo hiểm xã hội

-  Fax và nhận fax công văn khi có yêu cầu

-  Mua sắm dụng cụ, hóa chất tẩy rửa phục vụ công tác vệ sinh

-  Chuẩn bị, phục vụ trà, nước, bánh … cho công tác lễ tiết

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

8. Nguyễn Văn Tuấn:

-  Quản lý và phục vụ các hoạt động tại Hội trường F theo kế hoạch

-  Kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống âm thanh tại các phòng họp khu A, phòng khách khu A, Hội trường A, Phòng Hội thảo khu E

-  Đặt in các băng rôn, backdrop tại hội trường F

- Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

9. Nguyễn Năng Hùng Vân:

-  Hỗ trợ công nghệ thông tin cho các hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành chính (phần mềm hỗ trợ công tác chuyên môn của Phòng)

-  Chụp ảnh và lưu trữ thông tin, hình ảnh các hoạt động của nhà trường

-  Xử lý hồ sơ, ra quyết định cử đi học tập, công tác, nghỉ phép trong và ngoài nước; lưu hồ sơ

-  Quản lý phần mềm đánh giá viên chức theo quý

-  Thu nhận, lưu trữ bảng tổng hợp đánh giá viên chức theo quý của các đơn vị

-  Xử lý, lưu trữ các hồ sơ mua sắm của Phòng Tổ chức-Hành chính

-  Đặt in các backdrop cho Phòng khách khu A, phòng họp khu A, Phòng hội thảo E

-  Quản lý hồ sơ tài sản của Phòng Tổ chức-Hành chính

-  Công việc khác do Trưởng phòng phân công.

10. Dương Hoài Thọ (Tổ trưởng Tổ Y tế - Môi trường)

-  Theo dõi, phân công nhiệm vụ tại Tổ Y tế - Môi trường (gồm 22 nhân viên) trong các công tác: hoạt động của giảng đường, vệ sinh môi trường, y tế học đường.

11. Hoàng Văn Bôn (Tổ Trưởng Tổ Bảo vệ)

-  Theo dõi, phân công nhiệm vụ cho các nhân viên tổ Bảo vệ (gồm 9 nhân viên).